Assistant Administratif Achats Alimentaires H/F

Votre quotidien chez nous :

Au sein de la Direction des Achats France, vous venez en support des Acheteurs du Pôle Achats Alimentaires en charge de l'ensemble des achats et des approvisionnements en produits alimentaires pour les segments : Ecoles & Universités, Entreprises, Santé Hôpitaux Cliniques, Santé Médico-Social.

Nous disposons de 3 pôles Achats Alimentaires avec 1 assistant(e) dans chaque pôle. Vous aurez donc des interactions avec les 2 autres assistant(e)s.

Votre challenge ?

• Aider et accompagner les Acheteurs sur les familles de produits qui lui sont confiées et dans la relation avec les fournisseurs.
• Assister et accompagner les Acheteurs dans la gestion des anomalies
• Remplacer la gestionnaire du Magasin pendant ses congés
• Assister un Responsable de Pôle Alimentaire et le Directeur des Achats Alimentaires

 Vos principales missions seront : 

• Gestion des anomalies fournisseurs (Industriels et Distributeurs) :

- Gérer  les réclamations via un outil et s’assurer de leur clôture

- Organiser les dépannages des sites en appui de la DARA (Direction Régionale Achats) en cas de ruptures ou non livraison fournisseurs.

- Suivre les réponses des fournisseurs et retours des réponses aux sites.
- Analyser et remonter les problématiques fournisseurs aux Acheteurs.

• Relations avec les fournisseurs (Industriels et Distributeurs) :

- Renseigner les fournisseurs, mettre à jour le fichier fournisseur Sodexo et orienter les prospects.

- Saisir le référencement des produits, en concertation avec les Acheteurs
- Gérer les prestations fournisseurs : envoi des statistiques, synthèse E-Anomalie, analyses, suivi des règlements …
- Envoyer les prévisionnels de commande aux fournisseurs.

• Tests produits :

- Commander et réceptionner les échantillons pour les tests.
- Envoyer des comptes rendus aux fournisseurs.

• Qualité :

- Contribuer au suivi du Système Qualité de la Direction des Achats.
- Analyser et détecter suite aux remontées anomalies, les Alertes Alimentaires.
- Informer les fournisseurs et suivre leurs retours en cas d’enquêtes, mettre à jour des exigences fournisseur (cahier des charges, guides techniques), préparation des audits…
- Répondre aux besoins sites de traçabilité produits.
- Gérer les documents de préparation à l’audit
- Publier le plan d’actions transmis par les Fournisseurs suite à audits

• Assistance d’un Responsable de Pôle Alimentaire :

- Gestion du suivi des contrats (mise à signature + envoi au fournisseur + envoi du contrat finalisé au juridique) pour tous les Acheteurs.
- Organiser les comités, les salons.
- Gestion administrative des Acheteurs au quotidien (téléphone, salle de réunion….).
- Rédiger les comptes-rendus de réunions d’équipe

• Réalisation des outils de communication :

- Participer à la réalisation du support mensuel Echo Achats, en binôme avec l’autre assistante

 - Etre le relai Intranet 

- Gérer et suivre les encarts publicitaires

- Mettre à jour le support de communication interne