Assistant de Direction h/f H/F

Votre quotidien chez nous :

LES MISSIONS

Support à la Direction

• Assurer un rôle de bras droit dans la gestion des priorités, la préparation des dossiers et la consolidation des informations nécessaires à la prise de décision

• Assurer la gestion administrative quotidienne et servir d’interface entre la Direction, les équipes internes et les interlocuteurs externes

• Gérer l’agenda de la Direction : planification proactive des rendez-vous, réunions, déplacements et événements

• Assurer la coordination logistique et organisationnelle des réunions de gouvernance (CODIR, réunions stratégiques, séminaires)

• Rédiger, mettre en forme et diffuser des documents professionnels (word, excel, powerpoint)

• Assurer la gestion du courrier, des mails, des invitations et sollicitations, avec rédaction de réponses et coordinations avec les services concernés

Pilotage administratif et opérationnel

• Représenter/incarner le relais entre la Direction locale et les Directions de l’Hexagone, en lien étroit avec les assistantes des Comités de direction et les fonctions support

• Soutenir l’animation du Comité de Direction : suivre le planning des congés, mettre à jour les outils et applications internes (Kronos, fichiers partagés, documents internes)

• Contribuer au suivi et à la circulation des informations stratégiques de la Direction

• Relire, vérifier et garantir la qualité des communication internes avant diffusion

• Organiser l'accueil des nouveaux arrivants en lien avec le service Ressources Humaines ainsi que l'intégration administrative et opérationnelle

Gestion des frais généraux et des achats

• Gestion de la flotte automobile (achats/renouvellement, assurances, carburant, sinistres), la flotte téléphonique et la commande de fournitures 

• Suivre la gestion des stocks de la Boutique du Centre Spatial Guyanais : suivre les seuils de réapprovisionnement, passer les commandes

• Suivre la gestion des commandes et leur expédition (maritime ou aérien) : mutualiser les groupages, suivre le fret, préparer les documents douaniers

• Créer et faire vivre une base de données fournisseurs et interfaces

Communication interne et externe

• Participer au développement de la communication interne locale : lettre interne (départs/arrivées, naissances, actualités, marchés gagnés, mis en lumière d'un métier ou d'un collaborateur, etc), rédiger des articles 

• Créer des supports de communication

• Assurer l'interface avec les services Communication de Sodexo France pour les actions locales, en lien avec la Responsable TI/C Guyane

• Suivre les dossiers de sponsoring
• Contribuer aux missions de lancement