Votre quotidien chez nous :
La Direction de la Marque et de la Communication recherche un(e) Assistant(e) de Direction.
Rattaché(e) à la Directrice de la Marque et de la Communication avec laquelle vous travaillerez en étroite collaboration, vous accompagnerez également son équipe constituée d’une cinquantaine de salariés engagés sur la communication interne, externe, évènementielle, commerciale et des segments.
Vous souhaitez rejoindre une équipe dynamique, soudée, bienveillante et créative ?
Le poste est fait pour vous !
Votre challenge ?
Assurer auprès de la Direction Communication, la gestion administrative, l'interface et la transmission des informations auprès d'interlocuteurs internes principalement : directions régionales, segments et fonctions France et avec le Groupe basé à Issy les Moulineaux (accompagner et répondre aux sollicitations).
Vos missions ?
- Organiser et prendre en charge la logistique d’évènements internes au service
- Assurer la gestion globale de l’agenda et l’organisation de rendez-vous, de réunions internes et externes et autres évènements de la Directrice de la Communication
- Assurer le suivi administratif d’un secrétariat classique : rédaction et mise en forme de documents, élaboration de supports écrits (Word, Excel, Powerpoint) ; organisation de voyages, de réunion, de séminaires.
- Accueillir les nouveaux arrivants et apprentis.
- Être facilitateur entre la Direction Communication et les autres Directions, en lien avec les assistantes des Comités de Direction.
- Assurer la gestion proactive du courrier et des mails (invitations, sollicitations), la rédaction de réponses et le suivi avec les différents services concernés.
- Soutenir et accompagner l’animation et la gestion de l’équipe communication, Suivi des planning des congés, Kronos, visites médicales, demandes IT, commande de fournitures, …
- Contribuer au suivi d’informations de la direction,
- Concevoir et assurer avec les responsables de pôles le suivi de l’ensemble des budgets communication. Suivi, création et gestion administrative des factures, interface avec notre service comptabilité et notre contrôleur de gestion. Suivi des devis/factures/relances, en lien avec les N-1 de la Directrice de la Communication.
- Organiser et prendre en charge la logistique des magazines internes (6 par an).
- Gérer le planning d’astreinte crise et la mise à jour des affiches procédures d’alerte pour l’ensemble des segments
- Relire, vérifier la précision des diverses communications, mettre à jour les fichiers et documents internes pour garantir leurs diffusions.
Notre proposition
- CDI, Statut Agent de Maîtrise
- Poste à pourvoir à partir du 1er décembre 2024
- Poste basé à Guyancourt au siège de Sodexo France
- Possibilité de télétravail (2 jours / semaine)
Bien entendu, nous valorisons toutes les singularités, sans distinction d’âge, de genre, de couleur de peau, d’origine sociale, de religion, ou d’orientation sexuelle… seules la compétence et l’énergie comptent !
Votre apport :
- De formation supérieure, vous justifiez d’une expérience de minimum 10 ans dans un poste similaire d'Assistant(e) de Direction.
- Vous êtes doté(e) d’un excellent relationnel et savez faire preuve d’une grande confidentialité, de diplomatie et d’adaptabilité avec un sens de la discrétion.
- Vous disposez d’un bon sens de l’écoute et faites preuve de bienveillance et avez l’esprit d’équipe.
- Votre agilité et votre souplesse seront autant d’atout pour réussir sur ce poste.
- Vous êtes reconnu(e) pour vos capacités d'organisation, d'anticipation et priorisation des tâches
- Autonome, rigoureux(se), vous savez identifier les urgences et trouver des solutions adaptées ou alerter si besoin.
- Vous avez une excellente maîtrise de la langue française ainsi qu’une bonne communication écrite et orale.
- Une connaissance de la langue anglaise sera appréciée
- Vous maîtrisez les outils bureautiques (Microsoft Office)